Planning and Implementing Electronic Records Management

Suntem de părere că succesul unui sistem de management al documentelor electronice (ERM) depinde mai puțin de tehnologia aleasă și mai mult de rigoarea proceselor de pregătire. Planning and Implementing Electronic Records Management debutează direct cu elementele pragmatice ale implementării: realizarea unui caz de afaceri (business case), efectuarea sondajului de informații și elaborarea planului de fișiere. Această abordare centrată pe execuție transformă volumul într-un instrument de lucru indispensabil pentru orice arhivist sau manager de informații confruntat cu migrarea de la suportul fizic la cel digital.

Cartea este structurată logic în patru părți, urmărind ciclul de viață al unui proiect de modernizare. Prima parte stabilește contextul și principiile fundamentale, a doua se concentrează pe arhitectura sistemului — de la metodologii de evaluare la acces și conservare —, în timp ce a treia parte abordează realitățile dure ale implementării: managementul schimbării și instruirea utilizatorilor. Credem că un punct forte major îl reprezintă tratarea perioadelor de tranziție, oferind soluții pentru gestionarea înregistrărilor hibride, o provocare adesea ignorată în manualele teoretice.

Lucrarea extinde cadrul propus de Implementing Electronic Document and Record Management Systems de Azad Adam prin adăugarea unor straturi critice de project management și achiziții publice. În timp ce Azad Adam se concentrează pe navigarea schimbării către digital, Kelvin Smith oferă o foaie de parcurs detaliată care include și un cadru de competențe esențial pentru dezvoltarea profesională a echipei. Față de lucrarea sa anterioară, The Publishing Business, unde autorul explora fluxurile editoriale, volumul de față aplică aceeași rigoare structurală domeniului vast al științei informației, punând accent pe sustenabilitatea pe termen lung a arhivelor digitale.