2 lucruri pe care să le faci după fiecare întâlnire

intalniri productive2

Steve Jobs a insistat ca în compania sa fiecare punct de pe agenda de întâlniri să aibă o persoană responsabilă desemnată pentru finalizarea sarcinii și activitățile de follow-up. Aceștia se numeau Persoane Direct Responsabile (DRI- Direct Responsible Individual). Jobs știa ca răspunderea publică ar asigura cu mai mare ușurință realizarea unui proiect sau unei activități, motiv pentru care a stabilit instrucțiuni clare și organizate pentru echipa din acest departament.

Sună destul de simplu, însă majoritate mangerilor și liderilor eșuează în ducerea la bun sfârșit a tuturor activităților propuse. Cu toți am plecat de la întâlniri la care ne-am simțit bine și încrezători în proiectele pe care le putem derula, pentru ca mai târziu să ne întrebăm ce s-a întâmplat cu planurile care păreau că merg în direcția bună, unde a dispărut elanul?

Există o serie de motive pentru care conversațiile productive dintr-o întâlnire ajung să nu ducă nicăieri. Cel mai comun motiv este acela că participanții părăsesc întâlnirea fără a știi cu exactitate ce s-a convenit. Apoi, stabilirea a mai mult de 5 întâlniri cu participanți sau teme diferite într-o singură zi te pot lăsa cu o imagine de ansamblu neclară cu privire la discuțiile avute.

Pentru a te asigura de productivitatea unei întâlniri, trimite rapid note clare și concise din timpul întâlnirii și nu uita să urmărești angajamentele asumate.

1. Meeting Notes

Știm cu toții că indiferent de tehnologia de care ne înconjurăm cel mai plăcut în timpul unei întâlniri este să ne luăm notițe scrise de mână. De altfel, este și mai eficient deoarece ne implicăm mai multe funcții cognitive și este mai puțin probabil să uităm detalii ale discuției. Desigur, nu trebuie să notăm toată conversația avută, deoarece scopul nostru este să reținem punctele cheie ale discuției și angajamentele luate pentru a știi ce trebuie făcut mai departe, pentru a trimite informațiile corect către colegii care nu au participat sau pur și simplu pentru a ține o evidență a ideilor avute.

Notițele ar trebui să conțină fiecare subiect discutat, punctele centrale ale ideilor împărțite, o listă de acțiuni specifice care ar trebui luate, în cât timp și de către cine.

2. Follow up

Perseverența este o abilitate de bază în afaceri. Dacă doriți ca ceva să se întâmple trebuie să insistați cu mesajele de follow up.

La sfârșitul fiecare întâlniri stabiliți care sunt următorii pași care trebuie parcurși și o nouă dată de întâlnire pentru a discuta ce s-a realizat din plan. De asemenea, atribuie cuiva sarcina de a verifica la intervale corespunzătoare dacă angajamentele sunt păstrate cum s-a stabilit sau reevaluate dacă apare ceva neașteptat.

Organizarea întâlnirilor și gestionarea lor după ce acestea s-au terminat te va ajuta să faci întâlnirile viitoare mult mai productive.

Cărțile recomandate mai jos îți pot oferi mai multe sfaturi pentru întâlniri mai productive și o organizare mai eficientă a timpului:

Author: Oana Misha

Dragostea pentru cărți mi-a ghidat drumul spre dezvoltarea de până acum și încă nu mi-am schimbat direcția. Îmi place să cred că orice om are o parte interesantă ce poate fi poate fi modelată cu ajutorul cărților. La fel cum poveștile cu zâne fac orice copil să crească frumos, la fel și adulții au nevoie de lectura potrivită pentru a face alegerile corecte în viață și pentru a-și dezvolta abilitățile. În munca mea la Books Express doresc să realizez o apropiere între oameni și cărți.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *